Principales entités de transformation – Étape 1
Établir des systèmes de gestion solides
- Adopter une politique de gestion responsable de la chaîne d’approvisionnement en minerais cohérente avec le Guide OCDE sur le devoir de diligence.
- Constituer une équipe en interne pour superviser l’exercice du devoir de diligence au sein de la chaîne d’approvisionnement. Veiller à affecter des ressources budgétaires suffisantes et à ce que la responsabilité incombe en dernier ressort à un dirigeant.
- Mettre en place un système interne de transparence, de collecte d’informations, et de registres attestant de l’exercice du devoir de diligence concernant la chaîne d’approvisionnement, des résultats de ces processus et des décisions qui en découlent.
- Compiler les informations relatives à la mine de production d’origine, au transport, au commerce et à l’exportation des minerais, et y compris, le cas échéant, à l’identité de tous les fournisseurs éventuels. Communiquer ces informations aux acheteurs immédiats en aval, ou à tout mécanisme institutionnel prévu.
- S’agissant des chaînes d’approvisionnement signalées comme sensibles identifiées à l’étape 2, chercher à rassembler progressivement et à conserver les informations suivantes relatives à la chaîne de responsabilité ou au système de traçabilité :
- L’identité de l’ensemble des fournisseurs et prestataires de services intervenant dans la manutention des minerais en amont de la chaîne d’approvisionnement depuis la mine d’origine jusqu’à l’affinage ; la composition du capital (y compris les bénéficiaires effectifs) et la structure de l’entreprise, notamment les noms de ses responsables et directeurs) ; les affiliations professionnelles, gouvernementales, politiques ou militaires de ces entreprises et de leurs responsables à l’intérieur de zones de conflit et à haut risque.
- L’ensemble des impôts, redevances et droits versés à l’État en lien avec l’extraction, le commerce, le transport et l’exportation de minerais.
- L’ensemble des paiements ou rétributions versés à des services et fonctionnaires gouvernementaux en relation avec l’extraction, le commerce, le transport et l’exportation de minerais.
- L’ensemble des paiements versés à des forces de sécurité publiques ou privées ou à d’autres groupes armés à tous les points de la chaîne d’approvisionnement depuis le lieu d’extraction, à moins que ceux-ci soient interdits en vertu du droit applicable.
- Attribuer un numéro de référence interne unique à chaque minerai entrant et sortant et apposer ce numéro de référence sur tous les extrants de façon qu’il soit impossible de le falsifier sans que cela se remarque. Compiler les informations relatives à la production, au transport, au commerce et à l’exportation des minerais, et y compris, le cas échéant, à l’identité de tous les fournisseurs éventuels. Communiquer ces informations aux acheteurs immédiats en aval, ou à tout mécanisme institutionnel prévu.
- Communiquer aux fournisseurs la politique, les actions et les attentes de l’entreprise en matière d’approvisionnement responsable. Les entreprises pourront intégrer ces attentes dans les contrats passés avec les fournisseurs, et envisager d’autres moyens d’aider les fournisseurs à y répondre.
- Recueillir les réclamations des parties prenantes par le biais d’un mécanisme de recours individuel ou collectif.
- Signaler tout écart entre l’inspection initiale d’une cargaison et l’information fournie par le fournisseur. Consigner cette vérification.
Principales entités de transformation – Étape 2
Identifier, évaluer et hiérarchiser les risques
- Déterminer si votre entreprise extrait, transporte, ou achète des minerais dans ou depuis une zone de conflit ou à haut risque ou si elle est associée à tout autre opération signalée comme sensible (voir signaux d’alerte).
- Établir un schéma des circonstances factuelles des opérations signalées comme sensibles en passant en revue les rapports d’analyse et en consultant les administrations locales et centrales et les organisations de la société́ civile.
- Pour les opérations comportant des éléments signalés comme sensibles, constituer des équipes d’évaluation sur le terrain et s’efforcer de répondre aux questions suivantes afin d’obtenir et de conserver des informations sur les circonstances de l’extraction, du commerce, du traitement, de l’affinage et de l’exportation des minerais.
- Si une évaluation sur le terrain a déjà été réalisée (par un fournisseur, dans le cadre d’une collaboration entre entreprises ou par toute autre partie tierce), passer en revue cette évaluation pour s’assurer qu’elle est crédible, actualisée, et qu’elle couvre les risques spécifiques à la chaîne l d’approvisionnement de l’entreprise.
- Évaluer les risques associés à la chaîne d’approvisionnement en déterminant si les conditions de la chaîne d’approvisionnement sont conformes à la politique et aux normes des entreprises énoncées à l’annexe II du Guide (voir la synthèse des risques ci-dessus).
Principales entités de transformation – Étape 3
Gérer les risques
- Communiquer les conclusions de l’évaluation de la chaîne d’approvisionnement aux dirigeants de l’entreprise.
- Concevoir et mettre en œuvre un plan d’atténuation des risques. Suspendre ou cesser immédiatement toute relation avec les fournisseurs en amont lorsque l’on peut raisonnablement penser qu’ils s’approvisionnent auprès de tiers commettant des atteintes graves des droits humains ou fournissant un soutien direct ou indirect à des groupes armés non-étatiques ou qu’ils soient autrement liés à ces tiers.
- Il reste possible de s’approvisionner auprès de fournisseurs en amont même lorsqu’il existe un risque raisonnable de soutien direct ou indirect à des forces de sécurité publiques ou privées (réseaux criminels au sein de la police, unités militaires, ou services de sécurité privés), de corruption, de blanchiment d’argent, de non-paiement de sommes dues, ou de chaîne de responsabilité floue ou frauduleuse. Néanmoins, dans un tel cas, l’entreprise doit concevoir et mettre en œuvre sans délai un plan de gestion des risques avec les fournisseurs, les autorités locales, et les parties prenantes affectées afin de traiter ces risques, en cherchant à apporter la preuve d’une amélioration importante et mesurable tous les six mois. La gestion des risques peut passer par la formalisation des dispositifs de sécurité, le signalement des pratiques abusives aux autorités compétentes, et/ou l’amélioration et le suivi des systèmes de transparence.
- Suivre le plan de gestion des risques et le respect des engagements et impliquer, à l’appui des activités de suivi, les populations et les parties prenantes affectées.
- Assurer un suivi des chaînes d’approvisionnement de l’entreprise et entreprendre une évaluation supplémentaire des risques en cas de modification des circonstances.
Principales entités de transformation – Étape 4
Auditer les points de contrôle
- Programmer et faire effectuer par des tiers indépendant un audit des pratiques de diligence de l’entreprise pour assurer une gestion responsable des chaînes d’approvisionnement en minerais provenant de zones de conflit ou à haut risque. Les audits doivent également comprendre des visites aux fournisseurs (autrement dit, les négociants ou exportateur qui fournissent les minerais aux fonderies, affineries et autres entités de transformation). Les activités d’audit peuvent s’inscrire dans le cadre de tout mécanisme institutionnel ou programme interprofessionnel.
- Autoriser l’accès aux sites de l’entreprise ainsi qu’à tous les documents. Faciliter les visites sur place et les contacts avec les fournisseurs choisis par l’équipe d’audit.
Principales entités de transformation – Étape 5
Communiquer et rendre compte de l’exercice du devoir de diligence
- Rendre compte publiquement des efforts de diligence de l’entreprise en faveur de chaînes d’approvisionnement responsables en minerais provenant de zones de conflit ou à haut risque.
- Les rapports doivent être centrés sur les actions engagées par l’entreprise pour traiter les risques identifiés (par exemple : systèmes de gestion établis ; méthodologie de l’évaluation des risques appliquée ; mesures prises pour gérer les risques ; et efforts mis en œuvre pour suivre les résultats des mesures d’atténuation des risques).
- Fournir une description de chacun des audits auxquels l’entreprise a participé.
- Communiquer les informations en tenant dûment compte des exigences de confidentialité commerciale et d’autres considérations relevant de la concurrence (à savoir que les informations sur les prix et les relations avec les fournisseurs n’ont pas besoin d’être divulguées).