Punto clave de transformación — Paso 1
Establecer sistemas de gestión sólidos
- Adoptar una política de responsabilidad en las cadenas de suministro de minerales conforme con la Guía de Debida Diligencia de la OCDE.
- Formar un grupo interno para supervisar la debida diligencia en la cadena de suministro. Garantizar que se asignen todos los recursos presupuestarios necesarios y que haya un miembro del nivel directivo responsable que rinda cuentas en última instancia.
- Establecer un sistema interno de transparencia, recogida de información y registro de los procesos de debida diligencia en la cadena de suministro, los hallazgos y las decisiones resultantes.
- Recopilar información relacionada con la mina de origen, la producción, el transporte, el comercio, la exportación y la identidad de los proveedores de minerales. Revelar dicha información a los compradores inmediatos downstream o a cualquier mecanismo institucional estipulado.
- En el caso de las cadenas de suministro marcadas con señales de alarma identificadas en el Paso 2, intentar recoger y mantener progresivamente la información siguiente sobre la cadena de suministro y la rastreabilidad:
- La identidad de todos los proveedores y prestadores de servicios pertinentes que tengan el manejo del mineral en la cadena de suministros upstream desde la mina de origen hasta la refinería; la propiedad (incluida la titularidad real); la estructura corporativa, incluidos los nombres de directivos y responsables corporativos; las afiliaciones de negocios, de gobierno, políticas o militares de las empresas y sus responsables dentro de las áreas de conflicto y de alto riesgo;
- todos los impuestos, sumas o regalías pagados al gobierno en relación con la extracción, el comercio, el transporte y la exportación de mineral;
- todos los pagos o compensaciones para las agencias y los funcionarios gubernamentales relacionados con la extracción, el comercio, el transporte y la exportación de mineral;
- todos los pagos realizados a las fuerzas de seguridad públicas o privadas o a otros grupos armados en todos los puntos de la cadena de suministro a partir de la extracción, a menos que haya sido prohibido por la legislación aplicable.
- Asignar un número de referencia interno único a cada insumo y producto y colocarlo en cada producto de tal manera que cualquier alteración resulte evidente. Recopilar información relacionada con la producción, el transporte, el comercio y la exportación, incluyendo la identidad de los proveedores de minerales. Revelar dicha información a los compradores inmediatos downstream o a cualquier mecanismo institucional estipulado.
- Comunicar a los proveedores la política, las acciones y las expectativas de la empresa en relación con el abastecimiento responsable. Es posible que las empresas deseen incorporar estas expectativas en los contratos con los proveedores y plantearse otras maneras de mejorar la capacidad de los proveedores para cumplir las correspondientes expectativas de abastecimiento responsable.
- Recoger las quejas de las partes interesadas mediante los mecanismos individuales o colaborativos correspondientes.
- Informar sobre cualquier incoherencia entre la inspección inicial de un envío y la información proporcionada por el proveedor. Llevar un registro empresarial de esta verificación.
Punto clave de transformación — Paso 2
Identificar, evaluar y priorizar los riesgos
- Determinar si su empresa extrae, transporta o compra minerales en o desde un área de conflicto o de alto riesgo o si está vinculada con otras señales de alarma
- Elaborar un mapa de las circunstancias concretas de las cadenas de suministro marcadas con señales de alarma revisando los informes de investigación y consultando a los gobiernos locales y centrales y a las organizaciones de la sociedad civil.
- En el caso de las operaciones marcadas con señales de alarma, establecer equipos de evaluación in situ y plantear estas preguntas para recabar y mantener la información sobre las circunstancias de la extracción, el intercambio, la manipulación, el refinado y la exportación.
- Cuando ya se haya efectuado una evaluación in situ (por ejemplo, por un proveedor, una iniciativa del sector u otro tercero), revisar la evaluación para asegurarse de que es creíble, está actualizada y cubre los riesgos específicos de su cadena de suministro.
- Evaluar los riesgos en la cadena de suministro determinando si las circunstancias de la cadena de suministro cumplen la política y los criterios para las cadenas de suministro de las empresas, tal como figuran en el Anexo II de la Guía (véanse los riesgos enumerados anteriormente, a modo de resumen).
Punto clave de transformación — Paso 3
Gestionar los riesgos
- Informar a los directivos responsables sobre los resultados identificados en el análisis de la cadena de suministro.
- Diseñar e implementar un plan de mitigación. Suspender o interrumpir inmediatamente las interacciones con proveedores específicos upstream si existe un riesgo razonable de que se estén abasteciendo de o estén afiliados con una parte que cometa violaciones graves de los derechos humanos o proporcione un apoyo directo o indirecto a grupos armados no estatales.
- El abastecimiento mediante proveedores upstream es posible incluso si existe un riesgo razonable de apoyo directo o indirecto a fuerzas de seguridad públicas o privadas (por ejemplo, redes criminales en la policía, unidades del ejército o la seguridad privada de la mina), corrupción, lavado de dinero, impago de deudas o una cadena de custodia imprecisa o fraudulenta. Sin embargo, en estos casos, la empresa debería implementar inmediatamente un plan de gestión de riesgos junto a los proveedores upstream y otras partes interesadas, a fin de eliminar dichos riesgos. Las medidas de gestión del riesgo pueden incluir la formalización de los sistemas de seguridad, la denuncia ante las autoridades competentes de las unidades que cometen abusos y/o la mejora y el monitoreo de los sistemas de transparencia.
- Monitorear los compromisos y el plan de gestión de riesgos, lo que incluye interactuar con las partes interesadas y comunidades afectadas para contribuir al monitoreo.
- Monitorear sus cadenas de suministro y efectuar una evaluación de riesgos adicional con ocasión de cada cambio de circunstancias.
Punto clave de transformación — Paso 4
Punto de control de la auditoría
- Planificar e implementar una auditoría mediante un tercero independiente, para dar garantías de que su empresa ha implementado las prácticas de debida diligencia para unas cadenas de suministro responsables desde áreas de conflicto y áreas de alto riesgo. Las auditorías deben incluir también visitas a los proveedores (es decir, los comerciantes o exportadores que suministran minerales a los fundidores, refinadores u otros puntos de transformación). Las actividades de auditoría se pueden llevar a cabo mediante cualquier mecanismo institucionalizado o programa del sector.
- Permitir el acceso a las instalaciones de la empresa y a la documentación relevante. Facilitar las visitas in situ y los contactos con proveedores seleccionados por el equipo de la auditoría.
Punto clave de transformación — Paso 5
Comunicar e informar sobre la debida diligencia
- Informar públicamente sobre las medidas de debida diligencia de la empresa para promover unas cadenas responsables de suministro de minerales procedentes de áreas de conflicto y de alto riesgo.
- Los informes se deben centrar en las medidas tomadas por la empresa para abordar los riesgos identificados (por ejemplo, los sistemas de gestión establecidos; la metodología de evaluación de riesgos que se ha implementado; los pasos que se han dado para gestionar los riesgos; y las medidas tomadas para monitorear y seguir el rendimiento de la mitigación de riesgos).
- Presentar una descripción de todas las auditorías en las cuales haya participado la empresa.
- Revelar la información con el debido respeto por la confidencialidad de los negocios y otras cuestiones relativas a la competencia (es decir, no es necesario revelar la información sobre los precios ni las relaciones con los proveedores).