Autres entreprises en amont – Étape 1

Établir des systèmes de gestion solides

• Adopter une poli­tique de gestion respon­sable de la chaîne d’approvisionnement en mine­rais cohé­rente avec le Guide OCDE sur le devoir de dili­gence et appuyer la mise en œuvre de l’Initiative pour la trans­pa­rence dans les indus­tries extractives.
• Constituer une équipe en interne pour super­viser l’exercice du devoir de dili­gence au sein de la chaîne d’approvisionnement. Veiller à affecter des ressources budgé­taires suffi­santes et à ce que la respon­sa­bi­lité incombe en dernier ressort à un dirigeant.
• Mettre en place un système interne de trans­pa­rence, de collecte d’informations, et de registres attes­tant de l’exercice du devoir de dili­gence concer­nant la chaîne d’approvisionnement, des résul­tats de ces processus et des déci­sions qui en découlent.
• Compiler les infor­ma­tions rela­tives à la mine de produc­tion d’origine, au trans­port, au commerce et à l’exportation des mine­rais, et y compris, le cas échéant, à l’identité de tous les four­nis­seurs éven­tuels. Communiquer ces infor­ma­tions aux ache­teurs immé­diats en aval, ou à tout méca­nisme insti­tu­tionnel prévu.
• S’agissant des chaînes d’approvisionnement signa­lées comme sensibles iden­ti­fiées à l’étape 2, cher­cher à rassem­bler progres­si­ve­ment et à conserver les infor­ma­tions suivantes rela­tives à la chaîne de respon­sa­bi­lité ou au système de traçabilité : 
  • L’identité de l’ensemble des four­nis­seurs et pres­ta­taires de services inter­ve­nant dans la manu­ten­tion des mine­rais en amont de la chaîne d’approvisionnement depuis la mine d’origine jusqu’à l’affinage ; la propriété (y compris les béné­fi­ciaires effec­tifs) et la struc­ture de l’entreprise, notam­ment les noms de ses respon­sables et des membres de son conseil d’administration) ; les liens de l’entreprise et de ses diri­geants avec des inté­rêts commer­ciaux, admi­nis­tra­tifs, poli­tiques ou mili­taires à l’intérieur des zones de conflit et à haut risque .
  • L’ensemble des impôts, rede­vances et droits versés à l’État en lien avec l’extraction, le commerce, le trans­port et l’exportation de minerais.
  • L’ensemble des paie­ments ou rétri­bu­tions versés à des services et fonc­tion­naires gouver­ne­men­taux en rela­tion avec l’extraction, le commerce, le trans­port et l’exportation de minerais.
  • L’ensemble des paie­ments versés à des forces de sécu­rité publiques ou privées ou à d’autres groupes armés à tous les points de la chaîne d’approvisionnement depuis le lieu d’extraction, à moins que ceux-ci soient inter­dits en vertu du droit applicable.
• Attribuer un numéro de réfé­rence interne unique à chaque minerai entrant et sortant et apposer ce numéro de réfé­rence sur tous les extrants de façon qu’il soit impos­sible de le falsi­fier sans que cela se remarque.
• Communiquer à tous les four­nis­seurs éven­tuels la poli­tique, les actions et les attentes de l’entreprise en matière d’approvisionnement respon­sable. Les entre­prises doivent inté­grer ces attentes dans les contrats ou autres accords écrits passés avec les four­nis­seurs, et envi­sager d’autres moyens d’aider les four­nis­seurs à exercer leur devoir de diligence.
• Recueillir les récla­ma­tions des parties prenantes par le biais d’un méca­nisme de recours indi­vi­duel ou collectif.

Autres entreprises en amont – Étape 2

Identifier, évaluer et hiérarchiser les risques 

• Déterminer si votre entre­prise extrait, trans­porte, ou achète des mine­rais dans ou depuis une zone de conflit ou à haut risque ou si elle est asso­ciée à tout autre opéra­tion signalée comme sensible (voir signaux d’alerte).
• Établir un schéma des circons­tances factuelles des opéra­tions signa­lées comme sensibles en passant en revue les rapports d’analyse et en consul­tant les admi­nis­tra­tions locales et centrales et les orga­ni­sa­tions de la société́ civile.
• Pour les opéra­tions compor­tant des éléments signalés comme sensibles consti­tuer des équipes d’évaluation sur le terrain et s’efforcer de répondre aux ques­tions suivantes afin d’obtenir et de conserver des infor­ma­tions sur les circons­tances de l’extraction, du commerce, du trai­te­ment, de l’affinage et de l’exportation des minerais.
• Si une évalua­tion sur le terrain a déjà été réalisée (par un four­nis­seur, dans le cadre d’une colla­bo­ra­tion entre entre­prises ou par toute autre partie tierce), passer en revue cette évalua­tion pour s’assurer qu’elle est crédible, actua­lisée, et qu’elle couvre les risques spéci­fiques à la chaîne d’approvisionnement de l’entreprise.
• Évaluer les risques asso­ciés à la chaîne d’approvisionnement en déter­mi­nant si les condi­tions de la chaîne d’approvisionnement sont conformes à la poli­tique et aux normes des entre­prises énon­cées à l’annexe II du Guide (voir la synthèse des risques ci-dessus).

Autres entreprises en amont – Étape 3

Gérer les risques

• Communiquer les conclu­sions de l’évaluation de la chaîne d’approvisionnement aux diri­geants de l’entreprise.
• Pour les chaînes d’approvisionnement signa­lées comme sensibles, renforcer les systèmes de chaîne de respon­sa­bi­lité et de traçabilité.
• Concevoir et mettre en œuvre un plan d’atténuation des risques. Suspendre ou cesser immé­dia­te­ment toute rela­tion avec les four­nis­seurs en amont lorsque l’on peut raison­na­ble­ment penser qu’ils s’approvisionnent auprès de tiers commet­tant des atteintes graves des droits humains ou four­nis­sant un soutien direct ou indi­rect à des groupes armés non-étatiques ou qu’ils soient autre­ment liés à ces tiers.
• Il reste possible de s’approvisionner auprès de four­nis­seurs en amont même lorsqu’il existe un risque raison­nable de soutien direct ou indi­rect à des forces de sécu­rité publiques ou privées (réseaux crimi­nels au sein de la police, unités mili­taires, ou services de sécu­rité privés), de corrup­tion, de blan­chi­ment d’argent, de non-paiement de sommes dues, ou de chaîne de respon­sa­bi­lité floue ou frau­du­leuse. Néanmoins, dans un tel cas, l’entreprise doit conce­voir et mettre en œuvre sans délai un plan de gestion des risques avec les four­nis­seurs, les auto­rités locales, et les parties prenantes affec­tées afin de traiter ces risques, en cher­chant à apporter la preuve d’une amélio­ra­tion impor­tante et mesu­rable tous les six mois. La gestion des risques peut passer par la forma­li­sa­tion des dispo­si­tifs de sécu­rité, le signa­le­ment des pratiques abusives aux auto­rités compé­tentes, et/ou l’amélioration et le suivi des systèmes de transparence.
• Suivre le plan de gestion des risques et le respect des enga­ge­ments et impli­quer, à l’appui des acti­vités de suivi, les popu­la­tions et les parties prenantes affectées.
• Assurer un suivi des chaînes d’approvisionnement de l’entreprise et entre­prendre une évalua­tion supplé­men­taire des risques en cas de modi­fi­ca­tion des circonstances.

Autres entreprises en amont – Étape 4

Auditer les points de contrôle

Autoriser l’accès aux sites de l’entreprise ainsi qu’à tous les docu­ments perti­nents. Faciliter les visites sur place et les contacts avec les four­nis­seurs sélec­tionnés par l’équipe d’audit.

Autres entreprises en amont – Étape 5

Communiquer et rendre compte de l’exercice du devoir de diligence

• Rendre compte publi­que­ment des efforts de dili­gence de l’entreprise en faveur de chaînes d’approvisionnement respon­sables en mine­rais prove­nant de zones de conflit ou à haut risque.
• Les rapports doivent être centrés sur les actions enga­gées par l’entreprise pour traiter les risques iden­ti­fiés (par exemple : systèmes de gestion établis ; mesures prises pour recenser les points de contrôle au sein de la chaîne d’approvisionnement ; métho­do­logie de l’évaluation des risques appli­quée ; évalua­tions réali­sées pour déter­miner les risques asso­ciés aux points de contrôle et les mesures de dili­gence corres­pon­dantes à mettre en œuvre confor­mé­ment au Guide de l’OCDE ; mesures prises pour gérer les risques ; et efforts mis en œuvre pour suivre les résul­tats des mesures d’atténuation des risques).
• Fournir une descrip­tion de chacun des audits auxquels l’entreprise a participé.
• Communiquer les infor­ma­tions en tenant dûment compte des exigences de confi­den­tia­lité commer­ciale et d’autres consi­dé­ra­tions rele­vant de la concur­rence (à savoir que les infor­ma­tions sur les prix et les rela­tions avec les four­nis­seurs n’ont pas besoin d’être divulguées).