Distributeurs finaux – Étape 1

Établir des systèmes de gestion solides

• Adopter une poli­tique de gestion respon­sable de la chaîne d’approvisionnement en minerais.
• Constituer une équipe en interne pour super­viser l’exercice du devoir de dili­gence au sein de la chaîne d’approvisionnement. Veiller à affecter des ressources budgé­taires suffi­santes et à ce que la respon­sa­bi­lité incombe en dernier ressort à un dirigeant.
• Communiquer aux four­nis­seurs éven­tuels la poli­tique, les actions et les attentes de l’entreprise en matière d’approvisionnement respon­sable. Les entre­prises doivent inté­grer ces attentes dans les contrats passés avec les four­nis­seurs, et envi­sager d’autres moyens d’aider les four­nis­seurs à y répondre.
• Mettre en place un système interne de trans­pa­rence, de collecte d’informations, et de registres attes­tant de l’exercice du devoir de dili­gence concer­nant la chaîne d’approvisionnement, des résul­tats de ces processus et des déci­sions qui en découlent. Consigner en parti­cu­lier dans des registres l’identité des opéra­teurs des fonde­ries et des affi­ne­ries ou de tout autre four­nis­seur situé à un point du processus de trans­for­ma­tion où le minerai est traité pour atteindre une qualité marchande, une fois cette infor­ma­tion obtenue à l’étape 2.

Distributeurs finaux – Étape 2

Identifier, évaluer et hiérarchiser les risques

• Identifier les four­nis­seurs de l’entreprise et recenser en colla­bo­ra­tion avec ces derniers les prin­ci­pales entités de trans­for­ma­tion dans la chaîne d’approvisionnement où le minerai est traité pour atteindre une qualité marchande (fonde­ries ou affi­ne­ries dans le cas des métaux par exemple).
• Établir un dialogue avec les prin­ci­pales entités de de trans­for­ma­tion (fonde­ries ou affi­ne­ries dans le cas des métaux par exemple). Obtenir des infor­ma­tions préa­lables sur le pays d’origine, les lieux de transit et les itiné­raires de trans­port retenus entre la mine et l’affinerie ou toute autre entité de trans­for­ma­tion afin de repérer tout signal d’alerte éventuel.
• Évaluer si les fonde­ries et les affi­ne­ries ont pris toutes les mesures de dili­gence qui s’imposent concer­nant les éven­tuelles chaînes d’approvisionnement qui ont été, ou qui auraient dû, être consi­dé­rées comme sensibles (en passant en revue les infor­ma­tions commu­ni­quées par les équipes d’évaluation et les conclu­sions des éven­tuels audits menés au titre de l’Étape 4 ci-après). La meilleure solu­tion à cette fin consis­tera à mettre en place un programme inter­pro­fes­sionnel ou toute autre initia­tive de colla­bo­ra­tion entre entreprises.
• Si, en raison de la complexité de vos chaînes d’approvisionnement, vous rencon­trez des diffi­cultés à iden­ti­fier les affi­neurs ou d’autres entités de trans­for­ma­tion dans la chaîne d’approvisionnement, vous pourrez, dans le cadre de vos efforts, vous appuyer sur un tel programme inter­pro­fes­sionnel ou toute autre initia­tive de colla­bo­ra­tion pour recenser ceux qui respectent les dispo­si­tions du Guide afin de pouvoir vous appro­vi­sionner auprès d’eux.
• Si tel est le cas, les conclu­sions de ces programme inter­pro­fes­sionnel ou initia­tives de colla­bo­ra­tion devront être exami­nées afin de s’assurer qu’elles sont crédibles, actua­li­sées, et qu’elles couvrent bien les risques spéci­fiques à la chaîne d’approvisionnement de votre entreprise.

Distributeurs finaux – Étape 3

Gérer les risques

• Informer les diri­geants de l’entreprises des risques iden­ti­fiés sur la chaîne d’approvisionnement (recenser les four­nis­seurs prio­ri­taires ; recenser les fonde­ries et les affi­ne­ries ; évaluer leur niveau de risque respectif et les mesures de dili­gence corres­pon­dantes à mettre en œuvre ; recenser toutes les lacunes d’information éven­tuelle ; et clari­fier la chaîne de responsabilité).
• Identifier et suivre les four­nis­seurs qui répondent aux demandes d’information et ceux qui ne le font pas. Assurer un suivi des four­nis­seurs et signaler ceux qui refusent de coopérer aux diri­geant de l’entreprise.
• Cesser toute rela­tion avec des four­nis­seurs asso­ciés à des fonde­ries ou à des affi­ne­ries suscep­tibles d’être impli­qués dans des conflits ou dans de graves atteintes aux droit humaines (tels que défi­nies à l’annexe II du Guide OCDE).
• Gérer les risques de soutien à des forces de sécu­rité publiques ou privées, de corrup­tion, de blan­chi­ment d’argent et de fraude fiscale en deman­dant aux four­nis­seurs de mettre en place des mesures d’atténuation mesu­rable des risques visant à promou­voir une amélio­ra­tion progres­sive des perfor­mances selon un calen­drier raisonnable.
• Améliorer au fil du temps les systèmes internes de gestion de risque en suivant leur mise en œuvre en interne ainsi que les enga­ge­ments avec les fournisseurs.
• En cas d’impossibilité à iden­ti­fier l’affinerie, adopter un plan de gestion des risques afin d’être en mesure d’apporter à terme la preuve d’une amélio­ra­tion impor­tante et mesu­rable des efforts déployés cette fin.

Distributeurs finaux – Étape 4

Auditer les points de contrôle

Encourager un audit des fonde­ries, affi­ne­ries et/ou autres entités de transformation :

• en mettant à dispo­si­tion les ressources finan­cières néces­saires à la réali­sa­tion par des tiers indé­pen­dants de tels audits ;
• en adhé­rant à des programmes secto­riels ou en favo­ri­sant la parti­ci­pa­tion des fonde­ries et des affi­ne­ries aux programmes d’audit ;
• en évaluant régu­liè­re­ment la qualité des programmes de vali­da­tion pilotés par le secteur ou les audits indé­pen­dants des fonde­ries ou des raffi­ne­ries qui décident de prendre part à de tels programmes.

Distributeurs finaux – Étape 5

Communiquer et rendre compte de l’exercice du devoir de diligence

• Rendre compte publi­que­ment chaque année des efforts de dili­gence de l’entreprise en faveur de chaînes d’approvisionnement respon­sables en mine­rais prove­nant de zones de conflit ou à haut risque.
• Les rapports doivent être centrés sur les actions enga­gées par l’entreprise pour traiter les risques iden­ti­fiés (par exemple : systèmes de gestion établis ; mesures prises pour recenser les fonde­ries et affi­ne­ries au sein de la chaîne d’approvisionnement ; métho­do­logie de l’évaluation des risques appli­quée ; évalua­tions réali­sées pour déter­miner les risques asso­ciés aux fonde­ries et aux affi­ne­ries et les mesures de dili­gence corres­pon­dantes à mettre en œuvre confor­mé­ment au Guide de l’OCDE ; mesures prises pour gérer les risques ; et efforts mis en œuvre pour suivre les résul­tats des mesures d’atténuation des risques).
• Communiquer les infor­ma­tions en tenant dûment compte des exigences de confi­den­tia­lité commer­ciale et d’autres consi­dé­ra­tions rele­vant de la concur­rence (à savoir les infor­ma­tions sur les prix et les rela­tions avec les fournisseurs).